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Cosa fare adesso per il post COVID 19

Andamento d'uso delle tecnologie emergentiCatapultati dal Corona Virus nella quarantena abbiamo dovuto fare fronte a una situazione nuova e inaspettata, come l'impossibilità di uscire di casa per svolgere le nostre normali attività. Ora siamo in fase 2, se andrà tutto bene, entro qualche settimana potremo tornare a uscire di casa e svolgere le nostre attività quotidiane, se andrà male dovremo ritornare a stare in casa (...)

Le nostre attività magari già in sofferenza farebbero molto fatica a sopportare un'altra situazione di emergenza totale come la prima, il ricorso all'online che ci ha permesso di fare fronte alla situazione nell'immediato dovrà uscire dalla fase di emergenza per entrare in una fase ordinaria e strutturata, la parte orizzontale nel grafico. Vediamo cosa è bene fare in questo momento per prepararsi sia nel caso "andrà tutto bene", sia nel caso "ad un certo punto andrà tutto bene ma per ora dobbiamo convivere con la pandemia".

Pianificare adesso è una cosa che possiamo fare per non farci trovare impreparati. Prendiamo in considerazione tre macro fattori di cui dovremo tenere conto nei prossimi mesi:

  • il reflusso dal tutto online, questo sarà spinto da due componenti, la prima il fatto che il ricorso al tutto online non è avvenuto per scelta consapevole e programmata, ma per necessità e come tale verrà rielaborata, la seconda il fatto ogni "nuova" tecnologia ha un andamento d'uso proprio a fase con alti e bassi fino alla stabilizzazione. Teniamolo presente per la pianificazione delle nostre attività.
  • l'emergenza ha fatto sì che si sia andati avanti un po' seguendo la moda del momento o in base a informazioni che circolavano su alcuni servizi e prodotti, senza bene valutare le clausole -scritte sempre molto in piccolo- sul cosa succederà quando l'emergenza finirà e i servizi offerti con agevolazioni torneranno a essere venduti come prima della pandemia.
  • forse abbiamo imparato qualcosa di nuovo della nostra attività, forse abbiamo capito che le attività che ci sembrava impossibile fare diversamente si possono fare anche in altro modo, nella fase di normalizzazione ogni semplificazione dovrà essere messa in campo proattivamente.

Questi tre punti ci possono aiutare a fare alcuni passi adesso per prepararci.

Iniziamo con le cose semplici. Durante la pandemia un cliente si è trovato con un problema di spamming dal sito, che potrebbe essere dipeso da una password utilizzata per troppo tempo e forse anche per altri servizi oltre che per l'accesso specifico.

In un altro caso la posta scaricata sul client in ufficio non era più accessibile dalla webmail utilizzata in "smart working" e con essa i file necessari per il proprio lavoro.

E ancora un cliente si è trovato nel bel mezzo del lockdown con una serie di seminari già preparati e di cui era già iniziata la campagna di comunicazione.

Per finire la quarantena ci ha portato lontano dai quotidiani contatti diretti, visivi di tutti i giorni e questo ha reso più difficile il mantenimento dei rapporti, sembra banale quanto fa bene ai rapporti un aperitivo online o una videocall per organizzare un lavoro in questo periodo.

Dunque facciamo una revisione delle nostre procedure lavorative, e chiediamoci:

  • se domani tutti i miei dati dovessero essere online, che grado di protezione avrebbero? Che tipo di password sono usate? Da quanti anni? Sono state condivise con collaboratori via email in chiaro?
  • il workflow delle attività lavorative che lasso di tempo comprende? Di quanti mesi di mail, file e servizi ho bisogno per poter effettuare le mie attività ordinarie?
  • sono in grado di spostare appuntamenti dal vivo in video conferenze? Con che software? Quali richieste tecnologiche ci sono per i miei fruitori? Il materiale di appoggio alla conferenza è condivisibile con i miei collaboratori? è possibile creare con questi del materiale apposito online?
  • ho un programma di adeguamento delle competenze mie o dei miei collaboratori in caso di necessità formative? Tale programma può essere erogato in modalità online o blended oltre che in presenza?
  • ho previsto e sto usando un sistema per organizzare il mio lavoro con i miei collaboratori? Ho uno strumento di mantenimento dei contatti con i miei clienti/fruitori?
  • per assistermi nelle questioni tecniche mi sono affidato a un consulente di prossimità che attua una forma proattiva di assistenza e che posso contattare agilmente in qualsiasi momento? Oppure ho preferito un servizio di consulenza per cui sono un numero come altri e che mi richiede di passare diverso tempo aprendo e chiudendo ticket prima di arrivare a una soluzione di un problema?

La risposta a questi semplici punti permette di attivare procedure per fare in modo che nel futuro la nostra attività dipenda meno dalla nostra presenza in un dato posto, o che possa limitare al minimo i disagi in caso di impossibilità di spostamento o di emergenza.

Alcune procedure sono consolidate pratiche d'uso, altre richiedono di utilizzare semplici software, altre ancora di ricorrere ad alcuni servizi online, o di scegliere con attenzione i partner lavorativi, in ogni caso, abbiamo scoperto in questi mesi, sono tutte cose alla nostra portata.